办公经费申请管理办法

办公经费申请管理办法

为规范公司借支及报销流程，更好地控制费用成本，健全财务监控制度，维护公司的合法权益，特制订以下“办公经费申请管理办法”供各部门从2015年6月1日起执行。

一、办公经费预算

各部门于每月25日前根据各部门的实际情况编制部门下月预算（一式二份），并提交总经理审批，部门、财务部门各留存一份。

二、借支及报销程序

所有开支首先必须在办公经费预算内，需根据先借支，后报销的原则处理，杜绝预算外开支。

1.借支：

项目成本开支及日常费用开支借支申请，需填写借款审批单，与项目有关的支出，要列明项目名称，由经手人签名，经部门经理签名，财务部签字（根据各部门编制的资金计划审核后批准）、总经理签字后交由出纳列支。

2.报销：

日常开支报销，需附上原批准手续齐备的借款审批单及取得的相关正规发票/收据，由财务对单据审核后，交由出纳登帐并作借支消帐处理。对所有不符合规定的发票/收据，财务有权不给予承认。上述所有借支必须在借支后7天内，如借支是省外、国外出差

3.经办人或相关部门经理有责任取得正规合法及对应项目内容的增值税发票报帐，以维护公司的根本利益。

三、关于费用的监控

1、购买办公设备，日常用品的借支申请：需说明各项费用的详细名称，各项费用的预算金额，至少三家供应商提供的办公设备的价格及其名称，电话，由总经理助理即时比较核实价格后交由财务根据部门资金计划审批后，报总经理签字后交出纳取款。

2、对所有超支的项目，费用开支，除总经理批准外，一律由项目及部门负责人承担，于当月工资中扣除。

四、关于报销原则

1、严格财务收支审批制度，出纳必须根据上述手续办理完备的单据方可付款。

2、加强报销管理，当月帐，当月了，每月30日以后申请借支的`，最迟不得超过下月开始后的第3天办理报销销帐手续。

3、为了分清责任，进行部门核算，不同人员支出的业务费用不得混淆在一张报销单上。

4、相关部门审核

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对所有报销内容，相关部门经理必须就其合理性及必要性先进行审核，财务对所有报销票据，依据相关财经法规及内部财务制度对其合法性进行审核，所有不符合财务制度及法规的发票，收据，财务有权不给予报销处理，以维护公司的利益。

5、报销单据的规定

所有业务费用票据原则上须开具发票，经手人须在票据背面签字。各部门应本着勤俭节约的原则申请使用费用，任何人不得用于除业务需要以外的个人消费。招待费须有两人以上签字并注明时间及招待客户名称；交通费须注明起始、地点及原因；礼品费须注明所送人名及礼品名称、数量；快递费单据上请注明客户名称。所有费用均计入部门成本。未按规定填写说明或签字的，财务人员将不给予报销。

恒元办公室

2015-5-25

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